Bilginin de ekonomik bir değer haline geldiği günümüzde, bu bilginin hızlı ve kolay erişime hazır tutulması ve sürekli güncellenmesi de bir rekabet unsuru halini almaya başladı. Bu anlamda şirketlerin öğrenen organizasyon olma hedeflerini destekleyen en önemli araçlardan birisi de e-learning olarak karşımıza çıktı. E-Learning uygulamaları biraz geç de olsa Türkiye’de de hızla yaygınlaşan bir alan olarak şirketlerin gündeminde yerini almaktadır.



E-Learning’e geçiş sürecinde ülkemizde de her dönüşümde yaşanan büyük yatırımları takip eden düş kırıklıklarına rastlandı. Başarı öyküleri ya bu ilk düş kırıklıklarından alınan dersleri iyi değerlendiren şirketler tarafından, ya da başlarken doğru noktadan ve iyi bir planla haraket eden şirketler tarafından yazılmaktadır. E-learning’e kurumsal olarak geçişte birkaç önemli ipucunu anımsatmak, en azından yola çıkarken doğru noktalardan hareket etmek adına bu kurumlara ışık tutacaktır.



E-Learning Stratejisinin Önemi


Kurumların E-learning uygulamalarına geçiş istekleri artık çok bilinen ve kabul görmüş nedenlere dayanmaktadır. Bunların başında eğitim maliyetlerinin bu yolla düşürülmesi, bilgiye hızlı erişim, eğitim operasyonunun azaltılması ve eğitimlere ayrılan iş gününün azaltılması sayılabilir. Her kuruma göre bunların önceliği değişebilir. Bu öncelikleri en başta koymak ve e-learning’i kurum içinde nasıl bir yere oturtmak istenildiğini belirlemek kurumunuzun e-learning stratejisini ortaya koymanızın en önemli adımıdır. Elbette öncelikleri belirlemek için kurum ihtiyaçlarınızı iyi çözümlemiş olmanız gereklidir.



Örneğin çalışan sayısı birkaç bin olan ve farklı coğrafi bölgelere yayılmış olan bir kurumun öncelikleri ile düşük sayıda çalışanı olan bir şirketin e-learning öncelikleri farklılık gösterecektir. Bu iki kurumun “Ben e-learning aracılığıyla neyi başarmak istiyorum?” sorusuna verecekleri yanıtlar elbette farklıdır. Önceliğiniz eğitim yatırımları düşürmek mi, sadece hızlı bilgi paylaşımı mı, yoksa kurumunuza özel başka bir ihtiyaç mı? Bunu ortaya koyduktan sonra, e-learning yolculuğunuzdaki kritik noktalarda güvenle ilerleyebilirsiniz.



Stratejinizi belirlerken kurumunuzun gerçeklerini göz önünde bulundurarak, şu soruların yanıtlarını bulmaya çalışın:

E-learning’i kulllanmaktaki amacımız ne? Kurumumuzu nasıl bir yere taşımayı düşünüyoruz? Örnek: Öğrenen organizasyon haline gelmek, satışların artması, müşteri memnuniyetinde artış sağlanması, eğitim yatırımlarının düşmesi vb.
Eğitimlerimizin hangilerini ve yüzde kaçını e-learning ile verebiliriz?
Sınıf içi eğitimin karşısında e-learning’in konumu ne olacak? Eğitimlerin yerine mi geçecek yoksa destekleyici bir araç mı olacak?
Bilgi üretimi ve paylaşımında çalışanların katılımını sağlamada e-learning’i nasıl kullanmayı planlıyoruz?


Bu gibi uzayıp giden temel sorulara yanıt verdikten sonra kurumunuzun e-learning yaklaşımını genel hatlarıyla ortaya koyabilirsiniz.



E-Learning’e Hazırlık Süreci



E-Learning, network (internet ya da intranet) üzerindeki bir bilgi paylaşımı ya da eğitim sistemine üye olan kullanıcıların, kendi kendilerine ya da online bir eğiticinin eş zamanlı yardımıyla bilgiye ulaşması olarak tanımlanabilir.



E–learning uygulamalarının farklı bileşenleri söz konusudur.

Yazılımların ve uygulamaların sunulacağı bir server makina ya da bir Internet Servis Sağlayıcı ya da doğrudan kurum intraneti,
Kullanıcılara ait verilerin tutulduğu ve bütün eğitim aktivitelerin merkezi olarak yönetildiği bir Eğitim Yönetim Sistemi (LMS),
Eğitim Yönetim Sistemine entegre bir Soru Bankası,
Son kullanıcıya aktarılması istenen içeriği taşıyan eğitim modülleri
Senkron eğitimi destekleyen sesli ve görüntülü konferans, beyaz tahta, masaüstü paylaşımı gibi çeşitli araçlar da ihtiyaçlara göre kurumlar tarafından kullanılmaktadır.
Elbette e-learning’i tamamlayan teknik altyapı ve yazılımlar kadar önemli olan bir diğer bileşen de o bilgiyi paylaşacak insanların kendisidir.


Ortada yeni bir bilgi paylaşım modeli, yani e-learning ve onu oluşturan teknik donanımlar var. Buraya kadar herşey çok güzel. Ancak kurumsal olarak e learning uygulamalarını hayata geçirerek bu yeni eğitim yaklaşımından verimli bir şekilde yararlanmak sadece bu teknik altyapıyı sağlayarak olanaklı mıdır?



Yaşanan deneyimler bunun böyle olmadığını gösteriyor.



Büyük hatalardan birisi hemen bir eğitim yönetim sistemi alma amacıyla piyasadaki LMS’leri incelemeye geçmektir. Bazı şirketler “parası neyse verelim ve bir günde e –learning’e geçelim” yaklaşımıyla yola çıkmaktadırlar. Elbette bu yaklaşım sonucunda acilen bir Eğitim Yönetim Sistemi ve paket eğitim modüllerini satın alarak çalışanlara da , artık bazı eğitimlerin internet üzerinden verileceğine dair bir duyuru mesajı çekerek e-learning’e geçilebileceğini düşünmek çok iyi niyetli bir yaklaşım olacaktır. Bu şirketler sadece etkileyici bir başlangıçla yetinmeleri durumunda, çalışanların ve yöneticilerin ilgisini en fazla 3 gün çekip, sonra da kurdukları sistemin unutularak e-learning çöplüğündeki yerini alışını üzülerek izleyeceklerdir.



Altyapı ve yazılımlardan çok önce kurum içinde yapılması gereken daha önemli hazırlıklar vardır. Bunlar özetle:

Yeterli know-how edinmek (konferansları takip etmek, yayınların ve örnek uygulamaların incelenmesi vb.)
Üst yönetimin desteğini almak,
Kurumunuzun içindeki diğer birimleri bu konuda aydınlatmak,
Kurum çalışanlarına, kendi eğitim materyallerinin, sınav sonuçlarının ve eğitimlerine dair birçok bilginin internet/intranet gibi web tabanlı iletişim kanalları üzerinden vererek, artık eğitime dair birçok sorunlarını bundan sonra web üzerinden yapacaklarını hissettimek ve onları e-learning’in abc’siyle tanıştırmak.
E-learning uygulama proje planı. (Hangi eğitimleri hangi hedef gruplara ne zaman ve nasıl bir lansman ile sunacaksınız, yazışma şablonlarınız, genel ilkeleriniz vs.)


Bu tür ön hazırlıklar, savaştan önce, savaş alanında siperleri hazırlamak ve yeterli cephaneyi önceden savaş alanına yığmak olarak düşünülmeli ve asla hafife alınmamalıdır. Bu tür ön hazırlıkların yapılmadığı durumda, e-learning’e geçiş sırasında üst yönetim tarafından yanlız ve bütçesiz bırakılmak, birim yöneticilerininin inançsızlığı ve gönülsüzlüğü, yeterli bilgi sahibi olunmadığı için pahalı ama işlevsiz yatırımlar yapmış olmak, kullanıcıların konuya yabancı olmasından kaynaklı olarak e-learning sisteminizin aktif ve etkin olarak kullanılmaması ve atıl bir yapıya dönüşmek gibi risklerle karşılaşmanız kaçınılmazdır.


Yap ya da Satın Al – Hangi Ürün?


Altyapınızı oluşturacak olan yazılımları ekonomik ama basit ürünlerden başlayan yüzbinlerce dolar tutarındaki pahalı ama kompleks ürünlere giden bir yelpaze arasından seçebilirsiniz. Elbette her kurumun e-learning ihtiyacı farklıdır. Çalışan sayısı yüksek olmayan, dolayısıyla geniş yönetimsel becerileri olan bir yazılıma gereksinim duymayan bir şirketin bu tür masraflara girmesi doğru olmayacaktır. Kurumunuzdaki yazılımcılar tarafından geliştirilecek basit bir yazılım bile, belki de sizin ihtiyacınızı karşılayacaktır. Önemli olan, ihtiyacınızı belirlemek ve doğru altyapıya sahip olmanızdır.



İnternette bir arama motoruna LMS yazıp “enter”a bastığınızda karşınıza ikiyüzün üstünde ürün çıkacaktır, ve her biri “en iyi LMS bizimki” diyecektir. Bunca ürün arasından hangisini seçeceğinize karar verirken unutmayın ki önemli olan sizin ihtiyaçlarınız olacaktır.



E-learning sisteminizi kurarken ya da bir eğitim yönetim sistemi satın alırken şu noktalara dikkat etmelisiniz:

Yazılıma kayıtlı lisanslı kullanıcı sayısı limiti, çalışan sayınızdan fazla olmalı. İleride kurumunuzdaki ani kullanıcı sayısı artışı sizi zor durumda bırakabilir.
Kullandığınız yazılımın AICC gibi uluslararası standartlara uyumlu bir yazılım olması en önemli kriterlerdendir.
Satın alırken bakım destek anlaşması yapın ve yazılımın kurum ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirilmesini isteyin. Paket ürün değil, paket çözüm satın alın.
Yazılımın soru bankası özelliklerini iyi inceleyin. İleride uygulamak istediğiniz online sınav uygulamalarındaki olası ihtiyaçlarınızı önceden belirleyin.
Kullanıcı ara yüzünün kolay ve kullanılabilir (usable) olup olmadığını inceleyin. Çünkü sistemin içinde yolunu kaybeden kullanıcılarınızın e-learning’e sıcak bakmasını bekleyemezsiniz.


Alacağınız yazılımda, en sık ihtiyaç duyduğunuz yönetimsel işlevlerin bulunması yeterlidir. Evet piyasada her türlü yönetimsel işleve sahip harika eğitim yönetim sistemleri (LMS) var ancak bunları kullanmayacaksanız asla para vermeyin.



Bu iş kimlerle yapılır?


Kurumunuzu e-learning’e taşırken size yardımcı olabilecek önemli nokta da, kurum içinde e-learning sorumluları yetiştirmektir. Bu sorumlular hem eğitim alanını ve kurumun eğitim ihtiyaçlarını bilen, hem de bilişim dünyasına ilgi duyan insanlardan seçilmiş olmalıdır. Böyle bir ekip size ne katacaktır? Yanıt basit:

Kurum içindeki e-learning ihtiyaçlarının ve stratejinin belirlenmesine yardımcı olacak
Doğru ürünlerin seçilmesi konusunda karara katkıda bulunacak,
Yazılımcı firma ya da e-learning firmasıyla yapılan görüşmelerde ortak bir dil kullanıp kurum ihtiyaçlarını bu firmaya aktaracak,
Dışarıdan alınan LMS ya da eğitim modülü geliştirme hizmetlerinin kurum tarafındaki testlerini takip edecek,
Yeni ürünleri ve e-learning’deki gelişmeleri takip edecek,
Diğer çalışanlara e-learning’i tanıtacak,
E-learning alt yapınızın yönetimsel işlevlerini yerine getirecektir.

Senkron mu Asenkron mu?


Genel olarak bakıldığında senkron eğitimlerle mi yoksa asenkron eğitimlerle mi başlanması gerektiği temel bir soru değildir. Önemli olan bir yerden atış yapmaya başlamak, ama doğru hedefi vurmaktır. Bu, başlangıç noktanızın senkron ya da asenkron eğitimler olmasıyla bağlantılı değildir. Ancak iyi bir ilk vuruş için gerek yönetimsel kolaylığı, gerekse daha çok katılımı sağlayabilmek için asenkron eğitimlerle başlangıç yapmak daha güvenli bir yol olabilir.

Ölümcül Hatalar ve Yanılgılar

Son olarak bazı ölümcül hatalara değinmek gerekiyor. Kısaca belirtmek gerekirse:


E-learning sayesinde kısa sürede büyük ekonomik geri dönüş beklentisi naif bir beklentidir. Büyük yatırımlarla kurulan bir sistemin kısa sürede yaygınlaşarak yatırımını geri döndürmesi elbette beklenemez. E-learning’in maliyet avantajı vardır ama ilk yatırımın geri dönüşünü zamana bırakmayı göze almalısınız.
Diğer bir hata da, e-learning sisteminizin kurumunuzun genel eğitim ve bilgi paylaşımı içinde doğru bir yere entegre edilmemesidir. Kurum içindeki kullanım yeri tam belirlenmemiş olan bir e-learning yapısı, protez bir parça gibi, genel bilgi paylaşımı ve eğitim sisteminizin dışında kalacak ve zamanla da kullanıcılarınız tarafından benimsenmeyecektir. En büyük ölümcül hatalardan birisi budur.
Doğru eğitimlerin seçilmemesi de bir diğer hatadır. İstediğiniz kadar kaliteli bir altyapınız olsun, kullanıcılarınızı dilediğiniz kadar e-learning’e hazırlayın, eğer doğru zamanda doğru eğitimleri bu yolla vermezseniz , üstüne üstlük bir de e-learning’e uygun olmayan eğitimleri buradan vermeye kalkarsanız, çalışanlarınızın e-learning’e inancı azalacaktır. Uygun fırsatları kaçırmayın. Örneğin yeni bir ürününüzün tanıtımı ya da yeni bir şirket uygulamasının tanıtımı gibi eğitimleri hemen e-learning modülü olarak tasarlayın ve düşünmeden kullanıcılarınıza açın.
Çalışanlarınızı e-learning’in yararları konusunda bilgilendirmeniz yetmez. Eğer onların birim yöneticilerini ikna etmediyseniz hep önünüze engeller çıkacaktır. Büyük yatırımlarla kurduğunuz, üstünde onlarca eğitim olan ama asla kullanılmayan e-learning sisteminizle başbaşa kalabilirsiniz. Kurum içi pazarlama en kritik faktördür.
E-learning sınıf içi eğitime bir alternatif değildir. Yer yer sınıf içi eğitimin yerini alan ama yer yer de ona destek olan bir araçtır. Unutmayın!
“Tek Tuş” beklentisi bir yanılgıdır. Elbette bütün eğitim yönetim sistemlerinin kullanıcıları ve eğitimleri organize etmek üzere çeşitli kolaylıkları vardır. Ama asla bu işlemler tek tuş ile yürümez. Her kurumun eğitim yönetim sisteminin de büyük operasyon yükleri olacaktır. Buna hazır olun.

Sonuç
Özet cümle aslında çok basit: Her kurum kendi e-learning öyküsünü kendi yazar ve tüm kurumlara uygulanabilecek genel bir reçete yoktur. Önemli olan ihtiyacınızı doğru keşfetmek, hedeflerinizi ve stratejinizi doğru olarak koymak, start çizgisine hazırlıklı olarak gelmektir. Kendi e-learning’e geçiş serüveninizi yaşarken, sürekli yeni bir adım atmak, sonucunu görüp sonra yeni bir adım daha atarak ilerlemek ama asla ve asla durmamak en önemli nokta olacaktır.