Çevrimdışı

1. KALİTE KONTROL ÇEMBERLERİNDE BEYİN FIRTINASININ YERİ VE ROLÜ
Günümüzün üretim dünyasında iki gerçek ortaya çıkmıştır . Birinci gerçek yüksek verimlilik ile düşük maliyette üretim yapılması , diğeri ise kaliteli üretimdir . Bunların gerçekleştirilmesi ise ; sadece belirli birimlerin sorumluluğu ve görevi olmayıp , tüm personelin görev sorumluluğudur . Bu iki unsuru birleştiren firmalar , kuruluşlar ayakta kalmayı başarabilmekte , diğerleri ise yok olmaya mahkum olmaktadır . Bu olgu ; 19. yüzyılın sonlarında başlamış ve bu güne kadar gelişme göstermiştir . Bu süreçte , kalite yönetimi ile organizasyon ve yönetim kavramları ayrı ayrı gelişme göstermiştir . Ancak günümüz rekabetçi ortamında her iki disiplinin ortak olarak bir firma yönetiminde kullanılması gerektiği ortaya çıkmıştır . Bu iki disiplin “TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ “ adı altında toplanmış ve ilk olarak Japonya ‘ da başarı ile uygulanmıştır .

Toplam Kalite Yönetiminin ana dişlisi “ KALİTE ÇEMBERLERİDİR “ dir . 1962 yılında Japonya da ortaya çıkan kalite çemberleri akımına , Kalite Geliştirme Grubu da denir . Basit anlamda Kalite Çemberleri ; kendi alanlarında kalite ve diğer gerçek veya potansiyel iş sorunlarını saptamak , analiz etmek , çözmek ve yönetime önerilerde bulunmak amacıyla düzenli aralıklarla , gönüllü olarak bir araya gelen insan grubudur . Çalışanların katılımı kavramı , bir işyerinde çalışan insanların işin uzmanı olduklarını kabul etmektir .

İşte kalite çemberleri tarafından kullanılan en önemli problem çözme tekniği “ BEYİN FIRTINASI “ dır . Beyin fırtınası döneminde kalite çemberi üyeleri problem üzerinde yoğun bir düşünme amacına yönelik hareket ederler . Beyin Fırtınası bazı konularda çember üyelerinin işine yarar . Bunlar :

a) Herşeyden önce istekli çalışma grubu ( çember ) çeşitli konular hakkında bir
liste elde eder ,

b) Grup bir sorunun incelenmesi evresinde yeni düşünceler ortaya çıkarmak için ;
§ Olayları araştırma
§ Nedenleri araştırma
§ Çözümleri araştırma
§ Ortaya konan araçların araştırılması fırsatını bulur ,

c) Çeşitli fikir ve bilgilerin elde olmaması halinde kalite kontrol çemberlerini devreye sokmak mümkün olur . Bunu şöyle açıklayabiliriz . Bir konu hakkında fikir üretmek ve belli bir liste elde etmek için kalite çemberi yeni toplantılarla beyin fırtınasında bulunabilir .

Bu teknik , grup üyelerinden yararlanarak çok sayıda yeni düşünceleri formüle etmeye veya yeri bir konu üzerinde çeşitli düşüceler oluşturmaya yol açar . Beyin fırtınası etkinliği büyük bir araçtır . Düşünceleri ortaya koyma evresinde saklı kalmış bilgi ve düşünceler açığa çıkar . Yaratıcı kapasitenin ortaya çıkmasında bu yöntemin önemli bir üstünlüğü vardır . Yapılan uygulamalarda beyin fırtınasının özelliği 5 veya 9 kişilik bir grup için en yüksek verimi sağladığı görülmüştür . Ancak bu verimi sağlamada grup liderinin kapasiteside önemli yer tutmaktadır . Beyin fırtınası toplantısından elde edilmek istenen amaçlar şöyle sıralanabilir:

d) İncelenen sorunlarla ilgili mümkün olan nedenler , düşünülen çözümler ve
fikirler üretmek ,

e) Grubun yaratıcı potansiyeli ile birlikte bulgular elde etmek ,

f) Bireylerin herbirinin anlatımlarını uygun hale getirmek ,

g) Bir fikirler stoku hazırlamak ,

h) Grubun düşüncelerinden hareketle onun yararları doğrultusunda teşhiste
bulunmak ,

Şeklinde sıralanabilir .

Beyin fırtınası ingilizce “ Brainstorming “ , fransızca “ rémue-méninge “ veya “ déballage d’idées “ kelimelerinden oluşur . Beyin fırtınasının hemen hemen birbirinin aynı olan birçok tarifi vardır . Bunların birkaçı şöyledir :

§ Beyin fırtınası daha çok düşünce yaratmak için belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitesinden yararlanmayı amaçlar . Grup üyelerinden herbirinin düşüncesi yaratıcı grubu oluşturur .

§ Daha çok düşünce yaratmak için belli sayıda bireyden oluşan bir grubun yaratıcı kapasitelerinden yararlanmaktır .

§ Beyin fırtınası , bir grubun uğraştığı konularla ilgili olarak , birçok fikrin ortaya çıkmasının sağlandığı bir düşünce seansıdır .

§ Beyin fırtınası belirli bir sorunun çözülebilmesi için bir grup üyenin liderleri nezaretine bir teknik uygulayarak fikir üretmeleridir . En basit açıklamasıyla ; fikir üretimini teşvik etmektir diyebiliriz .

§ Beyin fırtınası , herhangi bir konuda fikir , kanıt veya çözüm önerileri toplamak amacıyla gerçekleştirilen , yaratıcılığı teşvik eden , tüm takım üyelerinin katılımını cesaretlendiren , katılımcıların fikirlerinin değerlendirilmesi ve kritik edilmesi yerine yeni fikir üretimini amaçlayan bir araçtır .


Beyin fırtınasını , “ Çok sayıda fikri , bir grup insandan , kısa sürede elde etme tekniklerinden biri “ diye tanımladığımızda , bu tanımın özelikleri “ çok sayıdaki fikir “ , “bir grup insan “ , “ kısa süre “ dir . Bunları açarsak , ilk olarak çok sayıdaki fikir denmiştir , iyi fikir denmemiştir . Seans sırasında oluşan fikirlerin hepsinin olması diye bişey söz konusu değildir . İyi yürütülen bir seans sonunda yüzlerce düşünce oluşacaktır ve bu fikirlerin hepsi hesaba katılır . Hatta en aptalca fikirler de hesaba katılır , bunlar kahkahalarla zemin hazırlayarak gerginliği azaltırlar . Derin sessizlik beyin fırtınası seansını kısa sürede başarısızlığa mahkum eder .

İkinci olarak tanımda bir grup insan özelliği vardı . Beyin fırtınası seansı için en uygun katılımcı sayısı oniki ile beş arasında olmalıdır .Bu sayıya yöneticide dahildir. Bu sınır içinde kalan bir grupta herkes katkıda bulunma olasılığı . Seansa katılanların sayısı yirmi kişiyi aşarsa , katılanların bir kısmı konuşma fırsatı bulamazlar . Beş veya altı kişiden daha az katılımcının oluşturduğu gruplarda herkes kendi söyleyeceğini söylemeden önce diğerlerinin fikirlerini belirtmelerini bekleme eğilimine girmektedir . Ayrıca küçük gruplarda rahat ve serbest bir atmosfer oluşturmak daha zordur .

Son olarak tanımda kısa sürede ifadesi gelir . Birçok yöneticinin belirli zamanlarda beyin fırtınası yapacak zamanı olmayabilir , bu yüzden kararları tek başına alırlar . Bu elbette doğrudur . Çözümü belli olaylar için grup oluşturmak gereksizdir .



Beyin fırtınası seanslarının başarıya ulaşması , dört yolgösterici unsurun belirlenip kullanılmasına bağlıdır . Bu unsurlar şunlardır :

Değerlendirmenin sonraya bırakılması
Serbest bir ortam
Miktar
Çaprazlama – Geliştirme

Herkesin - seans yöneticisi de dahil - düşüncelerin değerlendirmesini yapmayı seansın bitiminden sonraki bir zamana bırakması gerektiği anlamına gelir . Seans sırasında katılımcı , ne kendi ne de başkasının fikri üzerine değerlendirme yapamaz . Grup yöneticisi bu gibi durumlara izin vermemelidir .

Katılımcıların kendilerine koydukları sınırları kaldırmaları ve akıllarına geldiği gibi konuşabilmeleri anlamına gelir . İyisiyle kötüsüyle , akla uygun olanıyla olmayanıyla , bütün fikirler hesaba katılır ve kaydedilir .


Seans sırasında ortaya fikirlerin değerlendirilmesinin sonraya bırakılmasıyla kalite tartışması da ertelenmiştir . Katılımcılardan , niteliğine bakılmaksızın mümkün olduğu kadar çok sayıda düşünce ortaya koymaları istenir .

Katılımcıların öteki katılımcılar tarafından ortaya atılan düşünceleri ele alıp geliştirebilmeleri anlamına gelir . Katılımcıların seans sırasında ortaya attığı fikirler dokunulmaz değildir . Bu fikirlerin sadece sahipleri tarafından geliştirilmemesidir . Başka birinin düşüncesi sizin aklınıza başka birşeyin gelmesini sağlıyorsa onu söyler , geliştirir ve ileri götürürsünüz .

Bu kurallar seans boyunca hep göz önünde bulundurulmalıdır . Seans yöneticisi bu dört temel ilkeyi gruptaki herkese anımsatabilmeli ve kurallara herkesin uymasına sağlayacak kadar özgüvenli bir tavır sergileyebilmelidir .

Beyin fırtınası seansının altı kademesi vardır :

§ Sorunun belirlenmesi ve tartışılması

§ Sorunun yeniden tanımlanması

§ Yeni tanımlardan birinin temel alınması

§ Isınma turu

§ Beyin fırtınası

§ En akla gelmeyecek düşünce

Bu kademelerin herbiri önemlidir ve bir kademe tamamlanmadan diğerine geçilmemesine dikkat edilmelidir . Bu özellikle de sorunun yeni tanımlarından birinin çıkış noktası olarak ele alınacağı üçüncü aşama için önemlidir . Bu aşamadan önce beyin fırtınasına geçilmesine olanak verilmemelidir .


Seansa katılan herkesin , sorunun ayrıntılarını bir ölçüye kadar bilmesi beklenir . Topluluk içindeki üyelerin o sorun hakkındaki bilgileri değişik düzeylerde olabilir . Bu aşamada sorunun tanımlanması ve tartışılması , konuya daha az hakim olanlara sorunun niteliği hakkında belli bir bilgi vermek için kullanılır . Bu bilginin minimum miktarda olması önemlidir . Zira derinlemesine bilgisi olmayan katılımcılardan beklenen , yalnızca sorunu anlayacak kadar teknik ayrıntı bilmeleri , fikir oluşturmalarına engelleyecek kadar ayrıntıya boğulmamalarıdır . Görüleceği gibi , beyin fırtınası seansı farklı disiplinlerden gelenlerin beraber çalışmasıyla oluşturulur . Katılımcılardan bazıları , doğrudan doğruya , sorunla teknik açıdan ilgilidirler . Farklı alanlardan gelen diğer katılımcılar ise bu aşamada bir tanıtım bilgisine gereksinim duyarlar .

Sorunun tanımlanmasına ve tartışılmasına ayrılan süre kısa tutulmalı ve on dakikayı aşmamalıdır . Bu aşamada analitik yaklaşımlı sorulardan ve çok fazla ayrıntıya girmekten kaçınılmalıdır . Sorun seansın düzenlenmesini isteyen kişi tarafından veya sorun hakkında bilgisi olan biri tarafından anlatılmalıdır . Çalışmanın yapılmasını isteyen kişi sorunu belli bir biçimde görmektedir ve soruna kendi gördüğü biçimiyle bir çözüm bulunmasını arzu eder . Soruna farklı yaklaşımlar , bir sonraki aşama olan “Sorunun Yeniden Tanımlanması “ aşamasında ele alınacaktır ve görüşlerin belirtilmesinin yeri o aşamadır .


Sorunun yeniden tanımlanması aşamasında katılımcılardan sorunun çevresinde dolaşmaları ve onu oluşturan parçaların her birine ayrı ayrı açılardan bakabilmeleri beklenir . Sorunun değişik yüzlerinden her birini yeniden tanımlamak ise “ Nasıl yapalım da ...? “ sorusuyla başlar . Burada gözönünde tutmamız gereken nokta , bu aşamada sorunun çözümüyle ilgili düşüncelerin değil , sorunun yeniden yapılmış tanımlarının istendiğidir , problemin çözümlerinin sırası çalışmanın daha ileriki aşamalarında gelecektir . Bu amaca ulaşmayı garantilemek için , bu “ Nasıl yapalım da ... ? “ diye başlayan soruların hepsi , yazıldığı biçimiyle tutarlı bir anlam taşımalıdır . Eğer bu şekilde formüle edilen soru , kitabi şekliyle bir anlam taşıyorsa , o cümle bir “ Yeniden tanımlama “ dır . Ama cümle böyle bir anlam taşımıyorsa , potansiyel bir çözüm olma ihtimali vardır . Yazılışa göre tutarlı bir anlam taşıyıp taşımama ölçüsü beyin fırtınası uygulamalarının en temel unsurlarından biridir . Sorunun yeniden yapılmış tanımlamaları ile muhtemel çözüm olabilecek birbirinden ayrı tutmak önemlidir . Çözümlerin aranmasına geçilmeden önce olabildiğince fazla yeniden tanımlama yapılmalıdır .

Bu kısmın bazı tehlikeleri vardır ; bazı yeniden tanımlamalar aynı zamanda birer çözümde olabilir . Yeniden tanımlamalar ile muhtemel çözümlerin birbirine dönüşme olasılığı vardır . Buradaki tehlike yeniden tanımlama süreci tam bitmeden beyin fırtınasının başlama olasılığıdır .

Sonra oluşan bütün yeniden tanımlamalar tespit edilir ve grup yöneticisi tarafından numaralandırılarak yazılır ve bunlar katılımcılara verilir . Bütün katılımcıların önerileri tükeninceye kadar , yeniden tanımlamaların yapılmasına devam edilmelidir . Bazı yeniden tanımlamalar başka tanımlamalarla çok benzer bir şekilde görünebilir . Bunlar mümkün olduğunca elenmelidir . Yeniden tanımlamalar mümkün olduğunca pozitif bir şekilde tanımlanmalıdır . Seans yöneticisi de çalışma grubunun bir üyesi olarak kendi yaptığı tanımlamaları da belirtmelidir . Yönetici bazı tanımlamaları önceden hazırlamış olabilir . Her ne kadar sorunun yeniden tanımlanması bir beyin fırtınası seansının yalnızca ikinci aşaması ise de , bu çalışma sorunu çözmekte kendi başına etkili bir yöntemdir .


Yeni tanımlardan birinin temel alınması aşamasında bir önceki aşamada yapılan tanımlamalar kağıtlara yazılmış halde grup üyelerinin önündedir . Bundan sonra yapılması gereken grup üyeleri veya yönetici tarafından bu tanımlamalardan birinin veya ikisinin seçilmesidir . Bu seçim iki şekilde olabilir . Otokratik yöntemde seçim yönetici tarafından yapılır . Çalışmaya konu olan sorun grup başkanı tarafından çözülecek bir sorun ise otokratik çözüm daha uygun olur . Yeniden tanımlama için ikinci bir yöntem ise demokratik yöntemdir . Bu yöntemde grup üyelerinin tümünün katılımıyla bir yada iki fikir seçilir . Normal olarak bir tek yeniden tanımlama seçilir . Ama kimi durumlarda , yeni tanımlamalardan iki yada üç tanesi birbirine çok yakın ifadelerse , bunlar birleştirilerek tek bir yeniden tanımlamaymış gibi kabul edilebilir . Hangi yöntemle seçilirse seçilsin , seçilen yeniden tanımlama üzerindeki tartışma kısa tutulmalıdır . Bu aşamada grup üyelerinin fikirleri birbirinden ayrılmaya başlar .

Seçilen ilk yeniden tanımlama üzerinde fikir birliğine varıldığında , seans yöneticisi bunu “ Kaç ayrı biçimde ...? “ diye başlayan bir cümle şeklinde bir kağıda yazar . Cümlenin bu şekilde kağıda dökülmesi önemlidir , çünkü bu ifadeyle katılımcılar yeniden tanımlamalar aşamasından çözümler araştırma aşamasına geçerler ve grup lideri katılımcılardan akıllarına akıllarına gelen ilk çözümleri söylemelerini ister . Serbest bir ortamda , çatallara ayrılan fikirler başgöstermeye başlar . Burada çözüm üretmeye başlamalarda olabilir . Seçilen yeniden tanımlama kaydedilip herkesin görebileceği bir yere konmalıdır . Bu olamazsa seansın ilerleyen aşamalarında hangi yeniden tanımlama üzerinde çalışıldığı unutulabilir , buda seansı böler ve oluşan yapıcı ortamın dağılmasına yol açar . Seçilen ilk yeniden tanımlamayla ilgili düşünceler tükenmeye başlarken , üzerinde çalışılmak üzere ikinci bir yeniden tanımlama ele alınır . Bütün yeniden tanımlamaların üzerinde çalışılması gerekli değildir . Bu ikinci yeniden tanımlama olduğunca birinciden farklı seçilmelidir . Bu ikinci tanımlama birinci gibi seçilir ve yazılarak kaydedilir .


Bu aşamada beyin fırtınası seansının bir ısınma turu yapılması uygundur . Ama bu bir zorunluluk değildir . Isınma turlarının , katılımcıların serbest bir ortamın oluşmasına uyum gösterebilmeleri için önemi vardır ve gerektiğinde herhangi bir anda böyle bir uygulama yapılabilir . Isınma turları , üyelerin seansa katılımını yönlendirmek ve fikirlerin serbestçe yaratılabileceği bir ortamın sağlanması için uygundur .

Bir ısınma turu kısa süreli , beş dakikayı aşmayan ve bu sürede katılımcıların bazı nesneler için akıllarına gelen diğer kullanımları söyledikleri bir dönemdir . Burada önemli olan “ diğer kullanımlardır “ örneğin bir yemek masası için diğer kullanımlar . Burada önemli olan nesnenin ne olduğu değildir , ayrıca üzerinde çalışılan konuyla da ilgisinin olması gerekmez . Burada önemli olan katılımcıların , akla yakın olsa da olmasa da fikirler üretmeye başlamalarını sağlamak ve neşeli bir serbestlik ortamı oluşturmaktır . Bu ortam yakalanamamışsa , ikinci ısınma turu uygulanır ve sonra grup yöneticisi katılımcıları esas beyin fırtınası çalışmasına başlamak üzere başlangıçta seçilmiş olan yeniden tanımlanmış biçimiyle ana soruya yönlendirir .



Beyin fırtınası seansının başlangıcında , grup yöneticisi kağıda yazılmış yeniden tanımlamaları okur ve katılımcılardan bunlarla ilgili düşüncelerin belirtilmesini ister . Bu çalışmada en fazla göz önünde tutulması gereken nokta , grup yöneticisinin de bizzat düşünce üretmesidir . Çalışma grubunun lideri de aktif olarak üretime katılması gereken bir üyedir . Bu uygulama , özellikle yöneticinin seansın gidişatında değişiklikler yapmak istediğinde grubu yönlendirecek şekilde düşünceler açıklamasına olanak verdiğinden , asla terkedilmemelidir .

Düşüncelerin ifadesi oldukça hızlı bir tempoyla yapılmalı ve grup lideri aynı hızla bu fikirleri kaydetmelidir . Bu kaydetme işlemi için bir sekreter kullanılmamalıdır. Her düşünce sırasıyla numaralanır ve büyük boyutlu kağıtlar üzerine kalın keçeli kalemle yazılır . Kağıtların arkaları kullanılmamalıdır . Sonra bu kağıtlar katılımcıların görebileceği bir şekilde asılmalıdır . Bu kağıtların devamlı göz önünde bulunması beyin fırtınasının önemli bir özelliğidir . Kalın keçeli kalemlerle doldurulan büyük kağıtlar , söylenen bütün fikirlerin sürekli göz önünde olmasını sağlar . Hızla artan sayıda fikrin odanın duvarlarında katılımcıların sürekli gözleri önünde olması katılımcılara yeni fikirler üretmek üzere şevk verecek görsel bir etki yaratır .

Beyin fırtınası seansında asla teyp kullanılmamalıdır . Çünkü , her şeyden önce , kaydedilen fikirler sürekli olarak görsel biçimde izlenebilir olmayacaktır . Ayrıca , çok az sayıda insan sesinin kaydedilmesine alışıktır ve insanların çoğu seslerini kaydeden bir teyp cihazının varlığını rahatsız edici bulur , bu da seansa katılanların dikkatlerini dağıtır . Bu şartlarda rahatlamaları ve serbest düşünce üretmeleri mümkün değildir . Ayrıca bu seans süresi kadarda dinleme süresi için zaman harcanacağı da malumdur . Öte yandan bu kayıt uygun olmayan kişilerin eline geçebilir . Normal bir fırtınasında olması gereken gürültüler , kahkahalar , espriler , şakalar dışarıdan bakan ve beyin fırtınası uygulaması hakkında bilgi sahibi olmayan birine ( bu bir yönetici olabilir ) saçma görünebilir . Bu nedenlerle seanslarda teyp kaydı yapılmamalıdır .

Beyin fırtınası seansının önemli özelliklerinden biri de kahkahalı ve gürültülü olmalarının gerekmesidir . Belirtilen fikirler dışında hiçbir sesin olmadığı sessiz bir seans , kısa sürede temposunu kaybedecek ve yaratıcılıktan uzaklaşacaktır . Gürültülü ve gülünen bir ortam , fikir oluşumuna katkıda bulunduğu için desteklenmelidir . Sessizliğe yönelen bir çalışmayı canlandırmak ve katılımcılar başka şeyle düşünürken konudan uzaklaşmalarına engel olmak için grup lideri ifade edilen yazarken onları yüksek sesle tekrarlayabilir , uçuk fikirlere yüksek sesle gülebilir . “ Başka fikirler de duyalım “ , “ Bu konuda siz ne dersiniz ? “ gibi cümlelerle katılımcılar teşvik edilebilir .

Belirtilen fikirleri kaydetmek , grup yöneticisinin yetkinleşmesi gereken bir iştir . Burada fikirlerin kaydedilmeden önce grup yöneticisinden geçmesi en uygun yöntemdir . Çünkü yönetici fikirleri kaydederken üzerinde değişiklikler , kısaltmalar ve ya da eklemeler yapabilir . Bu arada meydana gelen ifade değişiklikleri , yeni fikirlerin doğmasına olanak verebilir . Kaydı hızlandırmak için uygulanabilecek bir yöntemde , bir yerine iki kişinin fikirleri kaydetmesidir . Ancak bu belirgin bir hızlanma sağlamayacaktır , çünkü çalışma lideri katılımcıların belirttiği fikri kaydı tutanın yazabileceğinden daha hızlı şekilde değiştirerek tekrarlayabilir ya da başka bir düşünceyle bütünleştirebilir . Bu durumda yazıcıların liderin hızına yetişmeleri güç olacağından , konuşmaya sık sık ara vermek gerekir ki bu da sürat gerektiren bir çalışmanın yürütülmesi açısından kötüdür .

Fikirler genellikle katılımcılar tarafından önceden planlanmış bir biçimde oluştururlar , ancak bazı fikirler diğer katılımcılara örnek oluşturarak onların fikirlerini yönlendirebilir . Bu sakınılacak bir durum değildir ve düşünceleri belli bir konuşma sırasına göre kaydetmek için özel bir çaba sarfedilmemelidir . Katılımcılardan belli bir sıraya uygun olarak konuşmaları beklenmemelidir , çünkü böyle bir talep , bir grup üyesinin hazır olmadığı bir anda düşünce açıklamaya zorlanmasına neden olabilir . Katılımcıları güç duruma düşürmekten sakınılmalıdır . Güç duruma düşen katılımcıların şevki kırılır . Hiçbir zaman henüz konuşmamış bir grup üyesine dönüp ondan fikir beklediğinizi söylememelisiniz .

Çalışma seansı ilerledikçe fikir akışının hızında değişiklikler olacaktır . Başlangıçtaki hızlı akış bir süre sonra yavaşlayacaktır . Bu yavaşlamayı değiştirmenin ve fikir akışının tamamen durmasını engellemenin yolları vardır . Bunlardan biri “ Bir Dakikalık Sessizlik “ yöntemidir . Bu yöntemde seans lideri tam bir sessizlik ister ve katılımcıların onlara en yakın kağıttaki fikirleri okumalarını söyler . Tanınan bu süreden amaç , katılımcıların birbirlerinin düşüncelerine bakarak yeni fikirler üretmelerini sağlamaktır . Bir dakikalık sessizlikten sonra , grup lideri üzerinde çalışılmakta olan yeniden tanımlamayı tekrar eder ve fikir akışını yeniden başlatır . Bu uygulama yeniden birçok düşüncenin dile getirilmesine olanak verir . Daha çok düşünce elde etmek için başka bir yolda , daha önce ifade edilmiş bir fikri alıp katılımcılardan bu düşünce üzerinde değişiklikler yapmalararını istemektir . Burada amaçlanan , akla gelen her düşüncenin muhtemel bütün çeşitlemeleriyle tanımlanabilmesidir . Hiçbir fikir , başka bir düşüncenin içinde zaten ifade edilmiş olduğu için hesap dışında tutulmamalıdır . Bu düşünce ancak , eğer aynı düşünce daha önce aynı sözcükler kullanılarak ifade edilmişse tekrarlanmış kabul edilir . Başka bir çare de , geriye dönüp daha önce belirlenmiş olan yeniden tanımlanmış sorunlardan birini daha seçerek işe yeniden “ Kaç değişik yolla ... ? “ diye başlamaktır . Burada da daha önce olduğu gibi düşünceler sıra numarası verilerek kaydedilmelidir . Beklenen verim elde edilemiyorsa ve neşeli ve serbest bir ortam sağlanamamışsa , katılımcıları şaşırtıp güldürecek şekilde seçilmiş bir tema üzerinde yeni bir ısınma turuna başvurulabilir .

Fikir gerçekten kesildiği anlaşıldığında , eğer grup üyelerinin yorgun oldukları da anlaşılıyorsa , seans en akla gelmeyecek fikir yönteminin uygulanmasıyla bitirilir . Bu yöntemde , seans boyunca ortaya atılmış en akla gelmeyecek , en garip düşünce ele alınarak , bu düşünceden yola çıkılıp yeni ve işe yarar fikirler oluşturmaya çalışılır. En akla gelmeyecek fikir genellikle güldürücü olduğundan , neşeli ve serbest bir ortam yeniden oluşur ve katılımcılar olumlu bir iş yapmış olmak hissiyle çalışmayı bitirirler . Bu etkiye ek olarak bu teknik ana seans esnasında hiç akla gelmemiş alan bazı gerçekten mükemmel fikirlerin ortaya çıkmasına da olanak sağlayabilir . Bu bölüme başlarken yönetici grup lideri üyelerden çalışma sırasında ortaya atılmış en akla aykırı fikirleri belirlemelerini ister . Bu aşamada , ilk ortaya atıldıklarında tebessümle karşılanmış pek çok fikrin o kadar da gülünecek şeyler olmadığı , aslında pekala işe yarar unsurlar içerdiği farkedilir . Bu fikir seçildiğinde grup lideri bunu kağıda yazar ve üyelerden bu fikirden iyi bir şeyler çıkıp çıkmayacağını araştırmalarını ister . Bu aşamada birçok fikir kaydedilebilir ancak hiç yeni düşünce çıkmadığı da olur . Zaman zaman da , akla en son gelecek düşünceden yola çıkılarak , son derece iyi fikirlere ulaşılır . Bu uygulama aynı zamanda gerilimin azalmasını sağlar .

Durum gerektiğinde , ikinci bir en akla gelmeyecek fikir turu düzenlenebilir . Bundan sonra grup lideri fikir oluşturma aşamasının belirttiğini belirtir ve değerlendirme çalışmalarına başlanır .

Bu bölümde , çalışma grubunu oluşturacak kişilerin belirlenmesinde hangi unsurlar belirlenmelidir ? , başarılı bir grup yöneticisinde olması gereken nitelikler nelerdir ? gibi soruların yanıtları aranmaktadır ve bazı önemli noktalarda belirtilmektedir .

İdeal beyin fırtınası çalışmaları için katılımcı sayısı en fazla 12 en az ise 5 veya 6 kişidir . Katılımcı sayısının az olduğu gruplarda sorun ; üyeler ne kadar motive olurlarsa olsunlar ve ne kadar konuya hakim ve bilgili olunlar organizasyon içinden katılanların dışında , akla gelmeyecek fikirler üretebilecek dışarıdan gelen katılımcıların yokluğunun önemli bir eksik olduğuydu . Tabi ki grubun içinde sorunla çok yakından ilgili kurumun içinden gelen katılımcılarda bulunacaktır . Ama grupta mutlaka soruna tamamen yabancı fakat teknik yönden yakın kişilerin de bulunmasına önem verilmelidir . Bunlar organizasyonun değişik bölümlerinden olabileceği gibi organizasyon dışından da bir iki kişi katılmalıdır . Örneğin üretimle ilgili bir sorun üzerinde çalışıyorsak grup içinde satış bölümünden , idari kadrodan , muhasebeden , üretim hattında çalışan çeşitli insanlar yer alabilir . Bunların sorunla doğrudan igili olmaları gerekmez . Katılımcılar arasında geniş bir bilgi birikimi yelpazesinin oluşturulabilmesi ve deneyimin sağlayacağı derin görüşten yararlanabilmek için değişik hiyerarşi kademelerinden gelen kişilerle bir grup oluşturulması gerektiği düşünülebilir . Buradaki sorun kademe farkı yüzünden insanlar çeşitli rahatsızlıklar yaşayabilirler . Bunları ortadan kaldırabilmek için seansa başlarken fikirlerin serbestçe ortaya konabileceği bir ortam hazırlanmalıdır .

Eğer mümkünse çalışma grubunda her iki cinsten ve gençlerden temsilciler bulunmalıdır . Erkeklerle kadınların sorunlara farklı bakış açıları vardır ve katılımcılar arasında bütün yaklaşımların temsilcilerinin bulunması arzu edilen bir şeydir . Gençlerinde bu toplantılara katılmaları özendirilmelidir . Buradaki esas amaç soruna farklı açılardan bakan farklı insanları bir araya getirip daha çok fikir elde etmektir .

Çalışma esnasında seansı dışarıdan kimsenin izlemesine izin verilmemelidir . Çalışmaya doğrudan katılmayan ancak gözlemci olarak orada bulunanlar , bu kişilerin neden orada olduğunu anlamayan katılımcıların davranışlarını sınırlamalarına neden olabilir . Ve kendileri de bu tarz bir çalışmanın kendi alışık oldukları analitik yaklaşımlı ve daha ciddi havalı toplantıların atmosferine kıyasla daha neşeli olan havasını kabullenmekte güçlük çekebilirler . Ayrıca akla yatkın bulmadıkları görüşlere müdahele edebilirler . Ancak bu insanlar gruba katılmaları şartıyla ortamda bulunmalarına izin verilir . Ama önce beyin fırtınası seansının işleyişi hakkında bilgi verilmelidir .

Daha öncede belirtildiği gibi lider de grubun bir üyesidir ve düşünce üretimine katılmaya hazır olmalıdır . Çalışmanın altı kademesinin de uygulanması , fikirlerin kağıda aktarılması , dört kılavuz unsurun göz önünde tutulmasının sağlanması hep onun sorumluluğundadır . Liderin bütün bunları yapabilmesi için daha önceden beyin fırtınası seanslarına katılmış ve çalışmanın nasıl yürütüleceğini iyi kavramış olması gerekir . Ayrıca bu uygulama için şevk duyması ve bu duyguyu diğerleriyle paylaşması ve iyi bir mizah anlayışına sahip olması gerekir . Keçe uçlu kalemlerle hızlı ve okunaklı yazması , imlasının düzgün olması ve sayıları takip edebilmesi de gerekir , ayrıca meslektaşlarının önünde gülünç duruma düşmekten de korkmamalıdır .

Yönetici dört ana unsurun işaret ettiği yönlerden sapılmasına engel olmalı ve özelliklede “ Değerlendirmenin Ertelenmesi “ ilkesine sıkı sıkıya bağlı kalınmasını sağlamalıdır . Özelliklede lider katılımcılardan hiyerarşik açıdan alttaysa sorun çıkabilir. Onlara beyin fırtınası ilkelerini iyi bir biçimde anlatabilme kabiliyetine sahip olmalıdır lider . Ancak , genç lider kuralları uygulamakta zayıflık sergilerse , o zaman daha kıdemli elemanları da önerilen düşünceleri eleştirmeye başlarlar ve düşüncelerin serbestçe oluşmasına olanak veren atmosfer dağılır . Liderin çözülmesi istenen sorunla doğrudan karşılaşmış olması gerekmez . Bazı yönlerden duruma dışarıdan bakabilmenin faydaları vardır . Ancak her seanstan önce bilgilendirme çalışması yapılmalıdır . Bu çalışmada sorunun çözülmesini isteyen kişiyle ayrıntılı bir görüşme yapılarak sorun tanımlanmalıdır .

Beyin fırtınası seansının başarılı olup olmadığı , iki ayrı yoldan belirlenebilir. İlk yol , üretilen düşünce miktarına bakmaktır . Gerçi bunların içinde birçoğu sonradan işe yaramaz ya da konuyla ilgisiz ve aptalca görünebilir , ama bu değerlendirmede esas olan şey , niteliklerine bakılmaksızın ortaya konan yeniden tanımlamaların ve çözüm önerilerinin toplam sayısıdır . İkinci yol ise daha derinlere ulaşan ve son tahlilde gerçek bir sınama olan şu sorudur : “ Bu düşüncelerden kaç tanesi hakikatten işe yaradı ? “ Bütün sorun çözme tekniklerinin varmak istediği hedef budur ve başarının göstergesi de uygulama alanı bulabilen fikirlerin sayısıdır , düşüncelerin hangi yöntemle oluşturuldukları değil . Gerçekten ve çok haklı olarak bir sorunu çözümlemenin verdiği başarı coşkunluğu içinde , o çözüme nasıl bir mekanizma ile ulaşıldığı pekala unutulabilir . İşte o yüzden , genellikle başarı ölçütü olarak ikinci yöntem değil de ilk yol , yani oluşturulan düşüncelerin toplam sayısı esas alınır .

Beyin fırtınası uygulamalarında üzerinde durulması gereken önemli noktaları sıralarsak bunlar şöyle oluşur ;

§ Çalışmanın altı kademesini birbirinden ayrı tutmak .

§ Sorunları usulüne uygun şekilde yeniden tanımlamak .

§ Dört temel ilkeyi hep göz önünde tutmak .

§ Kuruluş içinde ve kuruluş dışında katılımcıların oluşturduğu yaklaşık 12 kişilik bir çalışma grubu oluşturmak .

§ Yeniden tanımlamaları ve üretilen fikirleri kağıtlara yazıp odanın duvarlarına asarak hep göz önünde tutmak .

§ Kahkahalı ve gürültülü bir ortam oluşturmak .
§ Bu konuda istekli birinin çalışma grubuna önderlik etmesini sağlamak .

§ Tekrarlamalarla karşılaşıldığında bir dakikalık sessizlik tekniğini kullanıp kullanmamaya karar vermek .

§ Seansı en akla gelmeyen düşünce tekniği kullanarak neşeli yoldan bitirmek .

Bunlardan başka ince ayrıntılarda dikkate alınmalıdır . Bunlar ;

§ Çalışmanın yapılacağı mekan kimsenin sizi rahatsız edemeyeceği ve telefon bağlanamayacak bir büro olmalıdır .

§ Katılımcıların tek lüksü rahat iskemleler olmalıdır . Ayrı masaya gerek yoktur , çünkü kayıtlar gurup lideri tarafından tutulacaktır .

§ Çalışma sırasında gerilim azaltıcı ve rahatlatıcı olarak alkollü içecekler kullanılabilir .

§ Başkalarının fikir açıklamasına fırsat vermeyen grup üyelerinin varlığında grup lideri nazik bir şekilde müdahale edebilmelidir .

§ Grup üyeleri birbirlerini görebilmeleri için U şeklinde oturmalıdırlar . Asılan kağıtlarda U ‘ nun açık ucunda olmalıdır .

§ Amaç koyma açısından fikirlere numara vermek işe yarayabilir . Aynı zamanda bu tekrarlanan fikirlerin saptanmasında zamandan tasarruf etmektir .

§ Çalışma seansının kesin bir bitiş saati olmamalıdır . Bitiş , fikirlerin tükendiği ve düşünce akışının tekrar sağlanması için gerekli çabaların harcandığı fakat bunun da sonucu değiştiremeyeceği görüldüğünde olmalıdır .



§ Gürültülü bir seans oluşturmaya çalışın

§ Kahkaha seslerinin duyulmasına izin verin

§ Akla yakın olmayan ve “ uçuk “ fikirlerin ifade edilmesine izin verin .

§ Ortaya atılan fikirleri büyük kağıtlara yazın .

§ Değerlendirmenin zamanı gelince başlamasını sağlayın


§ Eğer seansı siz yönetiyorsanız , sizin yapacağınız değerlendirmenin de zamanını beklemesi gerektiğini unutmayın .

§ Düşüncelerin değişik biçimlerde ifade edilmesine izin verin .

§ Tekrarlamaları belirleyin ; bir düşüncenin ikinci ifade edilmesinde farklılıklar olabilir .

§ Bu yöntemle yeni tanışanlara önlerindeki engelleri anlatın .

§ Çalışmaya katılan , yaş ve konum bakımından kıdemli grup elemanlarına önceden hazırlayıcı brifing verin .

§ Ortaya konan bütün düşünceleri sırasıyla numaralandırın .

§ Çalışmayı hep akla en gelmeyecek düşünceyle bitirin .

§ Sorunun ilk seçilen yeniden tanımlanması artık fikir üretimine yardımcı olmamaya başladığında , mutlaka ikinci bir yeniden tanımlama seçin .

§ Her yeniden tanımlamayı mutlaka “ Kaç değişik şekilde ...? “ diye formülleştirerek yazın .

§ “ Nasıl ? “ diye başlayan soruların hep anlamlı cümleler olmasına dikkat edin .
§ Çalışmanızın serbest ve neşeli bir ortamda yürütülebilmesini sağlamak için , ısınma turu uygulamasından mutlaka yararlanın .



§ Asla teyp kullanmayın .

§ Söylenenleri kaydetmek için karatahtadan veya asetat yapraklarından yararlanın .

§ Seansa katılan hiçkimseyle dalga geçmeyin .

§ Çalışmaya fiilen katılmayan hiçkimsenin seansı izlemesine izin vermeyin .

§ Çalışmanın dışarıdan gelenlerce kesintiye uğratılmasına meydan vermeyin .

§ Üzeri kaydedilen önerilerle dolan kağıtların tersini kullanmayın .

§ Başlangıçtaki tartışmada fazla zaman harcamayın , çok fazla ayrıntıya girilmesine olanak vermeyin .

§ Artık verimli olmamaya başlamış bir çalışma seansını zorlayarak devam ettirmeye çalışmayın .
Öncelikle beyin fırtınası uygulaması sorunlara çözüm bulmakta kullanılan kimisi analitik kimisi de yaratıcı olan pek çok çözümden sadece bir tanesidir . Bütün yöneticiler , karşılaştıkları sorunları çözmek için değişik bir takım yöntemler benimserler . Beyin fırtınası bu yöntemlerden yaratıcı yönü ağırlıkta olan bir tanesi olarak görülmektedir . Bunun dışında göz önünde bulundurulması gereken ikinci bir perspektif daha vardır buda ; her ne kadar bir beyin fırtınası seansında pek çok hatta yüzlerce düşünce ortaya konabilmekte ise de , bu çalışmanın soruna mutlaka bir çözüm bulacağının garantisi yoktur . Üçüncü önemli nokta ise beyin fırtınası seansının çözüm üretme eyleminin son aşaması olmadığı unutulmaması gerekir .





















6. KAYNAKLAR

1. RAWLİNSON , J. GEOFFREY , ( 1995 ) , “ Yaratıcı Düşünme ve Beyin Fırtınası ” , Rota Yayınları

2. EFİL , İSMAİL , ( 1993 ) , “ Yönetimde Kalite Kontrol Çemberleri ve Uygulamalarından Örnekler “ , Uludağ Üniversitesi Basımevi

3. YÜKLÜ , SÜLEYMAN , “ Kalite Maliyetlerinin Muhasebeleştirilmesi “

4. BOLAT , TAMER , “ T.K.Y ‘ nin Konaklama İşletmelerinde Uygulanması “ , Beta Yayınları

5. ÖZBATIR , ÖZLEM , ( 1995 ) , “ T.K.Y. ‘de Eğitimin Yeri ve Koç 2000 Projesi “ Uludağ Üniversitesi , ( Yüksek Lisans Tezi )

6. KARABULUT , AYŞE , ( 1995 ) “ Sağlık Hizmetlerinde T.K.Y. “ Marmara Üniversitesi , ( Yüksek Lisans Tezi )

7. DÜREN , ZEYNEP , “ İşletmelerde Kalite Çemberleri “ , Evrim Basın Yayın Dağıtım